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Sivan

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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 septembre 2026

Sivan est un logiciel de planning et de gestion du personnel, utilisé par des établissements (pharmacies, structures médicales et autres) et par leurs collaborateurs, sur le web et sur l’application mobile. Cette page décrit les données personnelles traitées lorsque vous créez un compte, vous connectez, ou lorsque votre établissement renseigne votre dossier dans Sivan.

1. Qui est responsable de quoi

Le rôle de Sivan change selon la donnée.

Sivan est responsable de traitement pour ce qui concerne directement la fourniture du service à ses clients : comptes de connexion, abonnements et facturation des établissements, assistance, sécurité de la plateforme et mesure d’audience du site.

Sivan est sous-traitant pour les données RH que l’établissement saisit sur ses collaborateurs : identité professionnelle, contrat, planning, badgeuse, absences, compteurs, documents, notes de frais, messagerie interne. Le responsable de traitement est alors l’employeur (le groupement ou le point de vente abonné). Sivan ne traite ces données que pour exécuter le service, selon les instructions de cet établissement et les droits d’accès qu’il a configurés.

Si vous êtes collaborateur, une demande sur votre planning, votre contrat, vos absences ou vos documents se traite d’abord avec votre employeur. Sivan l’aide à y répondre lorsque la demande lui est transmise.

2. Données traitées

Compte et connexion

  • adresse e-mail, qui sert d’identifiant
  • mot de passe, conservé uniquement sous forme d’empreinte
  • nom, prénom, numéro de téléphone
  • rôle, droits d’accès, statut d’activation, date de création du compte
  • jeton de confirmation de compte
  • code de réinitialisation du mot de passe, valable 20 minutes
  • jeton de session enregistré dans le navigateur jusqu’à la déconnexion
  • jetons de notification de l’application mobile
  • journal d’usage limité à l’identifiant et à l’horodatage

Fiche collaborateur

Ces données sont saisies par l’établissement, ou par vous-même lorsque l’écran le permet. Sivan les traite pour le compte de l’employeur.

  • nom, prénom, sexe, nationalité, date de naissance, photo
  • e-mail, téléphone, adresse, code postal, ville
  • contrat : type, dates de début et de fin, métier, temps de travail, taux horaire, forfait, travail de nuit
  • numéro de sécurité sociale, seulement s’il est renseigné
  • équipes, points de vente rattachés, droits d’accès
  • planning : créneaux, tâches, échanges et propositions de créneaux, compteurs d’heures, soldes de congés
  • badgeuse : heures d’entrée et de sortie, pauses, anomalies, justificatifs, jeton de pointage
  • absences : type, dates, commentaire, pièces jointes. Certains types révèlent une information de santé ou de situation familiale (maladie, accident du travail ou de trajet, maternité, paternité, congé parental, enfant malade, examens liés à la grossesse)
  • documents déposés sur la fiche (contrats, justificatifs)
  • notes de frais : intitulé, montant, type, enseigne, commentaire, distance et véhicule le cas échéant, justificatifs
  • formations
  • messages de la messagerie interne, réactions et pièces jointes

Établissement client

  • nom du point de vente, téléphone, e-mail, adresse
  • numéro CIP d’officine, lorsqu’il est renseigné
  • abonnement : formule, périodicité, statut, identifiant de facturation

Fonctions activées par l’utilisateur

  • Google Calendar, si vous connectez un compte : adresse e-mail Google, jetons d’accès, identifiant du calendrier, et les créneaux Sivan nécessaires à la synchronisation. La connexion se révoque depuis Sivan.
  • Assistant Sivan : la question et la réponse sont enregistrées dans votre espace. Seule la question, avec la documentation produit, est envoyée au modèle d’intelligence artificielle. Le dossier RH n’est pas transmis.

Notifications et technique

  • e-mails, SMS (numéro et contenu) et notifications push, selon les réglages du compte et de l’établissement
  • journaux d’hébergement (adresse IP, date, requête) liés à la sécurité du service
  • cookies de mesure d’audience déposés par Google Analytics sur le site web

3. Finalités et bases légales

  • Fournir le compte, le planning, la badgeuse, les notifications liées au service et l’assistance : exécution du contrat souscrit par l’établissement.
  • Gérer le temps de travail, les absences, les compteurs, les documents et les variables utiles à la paie : obligations de l’employeur en droit du travail, Sivan agissant comme sous-traitant.
  • Absences qui révèlent une donnée de santé : traitement nécessaire aux obligations de l’employeur en matière de droit du travail et de sécurité sociale (article 9.2.b du RGPD), toujours sous la responsabilité de l’établissement.
  • Numéro de sécurité sociale : gestion administrative du personnel et de la paie, uniquement lorsqu’il a été saisi, sans réutilisation pour une autre finalité.
  • Facturer l’abonnement : exécution du contrat et obligations comptables.
  • Sécuriser la plateforme et tracer les accès : intérêt légitime de Sivan et de ses clients.
  • Synchroniser un calendrier externe ou interroger l’assistant : action que vous déclenchez vous-même.
  • Mesurer la fréquentation du site : cookies Google Analytics, décrits plus bas.

Sivan ne vend pas ces données et ne les utilise pas pour de la publicité comportementale.

4. Qui peut y accéder

  • les personnes de votre établissement dont le rôle autorise l’écran concerné. Un collaborateur sans droit de gestion ne voit pas le dossier des autres.
  • les personnes habilitées chez Sivan, pour l’hébergement, la maintenance et le support, tenues à la confidentialité.
  • les sous-traitants listés ci-dessous, pour une tâche précise.

Une transmission peut aussi avoir lieu si la loi l’exige, ou pour constater et faire cesser une fraude visant le service.

5. Sous-traitants

  • Amazon Web Services — hébergement de la plateforme et stockage des fichiers (photos, justificatifs d’absence, notes de frais, documents, pièces de messagerie et de badgeuse). Les fichiers sont stockés dans la région Europe (Paris).
  • Mailjet — e-mails transactionnels : activation de compte, mot de passe oublié, notifications. Traitement dans l’Union européenne.
  • Twilio — envoi des SMS. Prestataire établi aux États-Unis.
  • Sellsy — facturation des abonnements des établissements. Prestataire français.
  • Google — mesure d’audience du site (Analytics), synchronisation de calendrier si vous la connectez, et réponse de l’assistant (Gemini) limitée à la question posée. Google peut traiter ces flux aux États-Unis.
  • Expo — acheminement des notifications push de l’application mobile. Prestataire établi aux États-Unis.

Les transferts hors de l’Espace économique européen (Twilio, Google, Expo) sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque le destinataire y est certifié, par le Data Privacy Framework.

6. Durées de conservation

  • Dossier RH et contenus associés : pendant la relation entre Sivan et l’établissement, puis restitution ou suppression à la fin du contrat, sauf texte qui impose de garder une pièce (les documents comptables sont conservés 10 ans).
  • Compte utilisateur : pendant la durée du compte. La désactivation ou la suppression suit la demande de l’établissement ou de la personne, sous la même réserve légale.
  • Code de mot de passe oublié : 20 minutes.
  • Connexion Google Calendar : jusqu’à ce que vous la révoquiez.
  • Conversations avec l’assistant : tant que le compte existe.
  • Journaux techniques : durée limitée au besoin de sécurité et de diagnostic.
  • Cookies d’audience : selon la durée fixée par Google, que vous pouvez raccourcir ou bloquer dans votre navigateur.

7. Sécurité

Les échanges avec l’API passent en HTTPS. Les mots de passe ne sont pas stockés en clair. L’accès aux écrans est filtré par les droits configurés sur le compte. Les fichiers déposés sont stockés hors du site public. Les jetons Google Calendar peuvent être révoqués. Aucun dispositif n’élimine tout risque : en cas de violation susceptible de créer un risque pour les personnes, l’établissement client est informé afin qu’il puisse, s’il est responsable de traitement, effectuer les notifications prévues par le RGPD.

8. Cookies et stockage local

La connexion ne repose pas sur un cookie de session. Le jeton d’authentification est enregistré dans le stockage local du navigateur et effacé à la déconnexion. Le même espace peut conserver des préférences d’affichage (établissements sélectionnés, par exemple). Ces données restent sur votre appareil.

Le site web charge Google Analytics, qui dépose des cookies pour mesurer la fréquentation (pages vues, source de visite, informations techniques du navigateur). Ces cookies ne sont pas nécessaires pour utiliser Sivan. Vous pouvez les refuser via les réglages de votre navigateur ou un module qui bloque les traceurs.

9. Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr).

Pour un compte Sivan, un abonnement ou une question sur cette page : contact@sivan-gestion.com ou 01 84 60 50 54. Une pièce d’identité peut être demandée si le doute sur le demandeur est réel.

Pour une donnée de votre dossier professionnel (planning, contrat, absence, document, note de frais), adressez-vous à votre employeur. C’est lui qui décide des instructions de suppression ou de rectification. Sivan les exécute dans le cadre du contrat.

10. Public concerné

Le service s’adresse à des professionnels et à leurs salariés. Il n’est pas proposé aux enfants. Lorsqu’un collaborateur est mineur (apprenti, par exemple), les données le concernant sont traitées dans le cadre du contrat de travail, sous la responsabilité de l’employeur.

11. Mise à jour

Cette page est modifiée lorsque le fonctionnement du produit change. La date en tête de page est celle de la dernière version publiée dans l’application.